Planowanie podróży służbowej powinno odbywać się na tyle wcześnie, by możliwe było zarezerwowanie noclegu, który rzeczywiście nam odpowiada i by w miejscach, do których planujemy się wybrać, rzeczywiście znajdowały się osoby, z którymi chcielibyśmy przeprowadzić rozmowę. Właściciel przedsiębiorstwa, który chce odwiedzić poszczególne oddziały firmy w odległym mieście, powinien sprawdzić, czy będzie miał możliwość spotkania się z menadżerami tych miejsc, czy żadna z osób nie przebywa na urlopie, zwolnieniu itd. To, czy podróż służbowa przebiegnie zgodnie z planem, uzależnione jest od rezultatów rozmów, ale także od warunków samej podróży.
Nocleg w podróży służbowej – apartament biznesowy
Najlepszym rozwiązaniem dla biznesmenów udających się w podróż służbową są apartamenty biznesowe. Apartament biznesowy to obiekt noclegowy przystosowany do przyjmowania gości, którzy przyjechali do miasta z zamiarem wypełnienia obowiązków zawodowych, a część z nich chcieliby wykonać w hotelu. Apartament biznesowy powinien posiadać przynajmniej jedno pomieszczenie, które może pełnić funkcję reprezentacyjną i być miejscem spotkań ze współpracownikami czy też miejscem prowadzenia rozmów rekrutacyjnych. Apartament dla biznesmenów powinien zapewniać warunki odpowiednie do wytężonej pracy umysłowej.
Na co zwrócić uwagę, wybierając apartament biznesowy?
Lokalizacja hotelu
Chcąc wybrać odpowiedni apartament biznesowy, należy kierować się kilkoma kryteriami. Jednym z ważniejszych będzie lokalizacja obiektu. Najlepiej, jeśli apartament znajduje się blisko miejsc, do których musimy się udać w ciągu dnia. Jeśli nie uda się znaleźć noclegu w takiej lokalizacji, warto przejrzeć oferty przygotowane przez hotele w centrum miasta. Położenie apartamentu w pobliżu ważnych szlaków komunikacyjnych, dworca kolejowego czy lotniska, będzie dodatkowym atutem.
Wyposażenie apartamentu
Kolejnym czynnikiem, jaki powinien mieć wpływ na podjęcie decyzji o wyborze apartamentu, jest wyposażenie poszczególnych pomieszczeń. W apartamencie powinny panować warunki odpowiednie zarówno do pracy, jak i odpoczynku, dlatego jakość mebli i sprzętów ma ogromne znaczenie. Na pewno meblem koniecznym dla biznesmena jest biurko lub stół, na którym będzie mógł rozłożyć komputer lub wypełnić dokumentację. Bardzo istotne jest również wyposażenie kuchni, gdyż często zdarza się, że biznesmeni pracują do późnych godzin nocnych i w tym czasie chcą coś przekąsić lub napić się kawy. Dobrze, jeśli mogą to zrobić szybko i bez konieczności opuszczania apartamentu.
Usługi biznesowe
Sam apartament to jedno, ale istotne jest także to, o wykonanie jakich usług biznesowych możemy poprosić personel hotelu. Ceniona jest zwłaszcza możliwość skorzystania z sali konferencyjnej i zatrudnienia asystentki na czas spotkania. Dobrze również, jeśli personel może skserować bądź zeskanować dokumenty, wysłać fax, zamówić taksówkę, wydrukować bilet czy zorganizować transfer na lotnisko. Dla klientów biznesowych bardzo ważna jest dobra współpraca z obsługą hotelową. Wybierając apartament biznesowy, zwracamy zatem uwagę na profesjonalne podejście do kwestii obsługi klienta biznesowego.